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部门文件管理

2017-03-17 10:57:58 知识文库 来源:http://www.dazhihui008.cn 浏览:

导读: 公司内部文件管理规定范文4篇 公司内部红头文件的标准格式!_财富商城 知道团队 管理员 知道之星 知道活动 知道 公司内部红头文件的标准格式!法律分享到: ,...

公司内部文件管理规定范文4篇
篇一:部门文件管理

  公司内部文件管理规定旨在保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,维护文件档案的完整和安全。

  公司内部文件管理规定范文1

  1.目的

  为了更好的规范公司各类文件的发放与存档管理,树立公司正规严谨的良好形象。

  2.适用范围

  公司及公司各部门、各门店对内发文。

  3.标准

  结合公司实际要求,在遵循文件格式及标准的前提下,对其格式及标准进行了灵活运用。

  4.内容

  4.1公司常用文件

  4.2规格:统一使用A4纸张,上下边距2.54㎝,左右边距3.17㎝。

  4.3公司各部门代码:

  总经办:ZJB;

  人事行政部:RZ;

  运营部:YY;

  商品部:SP;

  市场部:SC;

  财务部:CW;

  4.4保密等级:公司文件管理分A、B、C、D、E五个保密等级

  A级:机密文件,限总经理、董事会等以上成员知悉;

  B级:高级文件,限部门经理以上管理成员知悉;

  C级:中级文件,限相关部门内部成员及经理以上管理成员知悉; D级:普通文件,限公司内部所有成员知悉;

  E级:一般文件,限公司内部及门店所有成员知悉。

  5.文件的拟稿、审批、发放与签收

  5.1拟稿

  5.1.1各部门文件的草拟由各部门负责起草,起草应做到符合国家法律法规及公司相关管理制度,部门负责人负责文件审核。

  5.1.2正文要情况清楚、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲,字词规范、标点正确、篇幅力求简短。

  5.2审批

  5.2.1公司级所有发文、制度由公司总经理审批后,方可用印并流转;

  5.2.2如未经审批进行发文或发文中存在明显错误,造成不良后果的将追究相关负责人责任。

  5.2.3考虑到公司实际情况,公司对内紧急公文先以总经理确认后的电子版上传到共享并以电话通知方式先行操作,后补发纸质版并签收。

  5.2.4公司职能部门对部门的通知等不需上升至公司级文件的无需以此文件要求执行。

  5.3发放与签收

  5.3.1公司文件发放/流转/存档均由人事部负责

  5.3.2公司的文件均由各部门负责人在原稿上签收,同时部门负责人好做部门内其他员工的文件流转工作。

  6.生效日期

  6.1本管理制度自2013年4月8日起实施。

  6.2本制度最终解释权归人事部负责

  公司内部文件管理规定范文2

  第1章 总则

  第1条 目的。

  通过对公司内部文件控制流程进行管理,使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效,以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件,提高工作效率。

  第2条 适用范围。

  本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。

  根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分,可分为下列五级文件。

  第3条 管理职责划分。

  (1)各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作,其中,总经理(或管理者代表)还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。

  (2)总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核,以及二级文件的会审组织工作。

  (3)人事行政部负责本制度的编制、解释与修订工作,并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管;其中,人事行政部下辖体系文件管理室,并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。

  (4)各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。

  第2章 公司内部文件编码细则

  第4条 公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。

  (1)第一部分:公司代号,代码为×××。

  (2)第二部分:层级分类代码,代码分别为1、2、3、4、5。

  (3)第三部分:大类代码,代码分别为综(综合管理类)、制(生产制造类)、市(市场营销类)、研(研发类)、其(其它类)等。

  (4)第四部分:小类分类代码,代码分别为目标(目标计划类)、人力(人力资源类)、办公(办公类)、总务(总务后勤类)、保卫(保卫类)、生产(生产类)、质管(质管类)、项管(项目管理类)、产研(产品研发类)、其(其它类)等。

  (5)第五部分:文件流水号,代码为001~999。

  第5条 公司内部各级文件编码示例如下(以人事行政部文件为例)。

  (1)一级文件:×××1—001。

  (2)二级文件:×××2—综—001。

  (3)三级文件:×××3—综—行政—001。

  (4)四级文件:×××4—综—行政—001。

  (5)五级文件:×××5—综—行政—001—001。

  第3章 公司各级文件编制、审核、审批规定

  第6条 公司一级文件,由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后,需经总经理办公室主任审核后,交由公司总经理审批。

  第7条 公司二级文件,由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后,由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后,二级文件需交总经理审批。

  第8条 公司三级文件,若其覆盖范围超过2个(含2个)职能部门,其编制工作由各归口管理职能部门组织,并交主管副总审核后,交总经理审批。具体分工如下。

  (1)目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制,交分管运营副总审核。

  (2)人事、行政、总务类三级文件由人事行政部负责组织编制,交分管行政副总审核。

  (3)财务类三级文件由财务部负责组织编制,交分管的财务副总审核。

  (4)生产制造类三级文件由生产部组织编制,交分管的生产副总(或厂长)审核。

  (5)市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制,交分管的营销副总审核。

  (6)供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制,交分管的运营副总审核。

  第9条 公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。

  公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表

  第10条 除部门、车间内部文件外,其它公司内部文件在内容审核后,必须交人事行政部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后,各文件编制部门方可送交相关批准人批准。

  第4章 文件发放管理规定

  第11条 所有公司内部发布的文件均需由人事行政部制定分发号,加盖“受控”章才能发放。每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号,以便追溯。

  第12条 体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作,其它内部文件的发放由人事行政部行政专员负责实施。

  第13条 根据文件发放批量划分,文件发放主要两种情况:大批发放与零星发放。

  (1)大批发放时,应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》,并报各文件归口职能部门的分管副总审批。

  (2)零星发放时,应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。

  第14条 文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后,方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。

  第15条 领用部门领到文件后,应及时建立《收文登记表》。

  第16条 文件发放完毕后,人事行政部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存,并更新《公司内部文件清单》。

  第5章 公司内部文件使用与借阅规定

  第17条 文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训,将文件放置在适当的位置(场所),确保相关人员能够及时、正确地使用文件。

  第18条 当出现以下情况时,使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》,申请更换或增发。

  (1)文件破损严重影响使用时。

  (2)根据使用需要须新增、改版时。

  (3)文件丢失需重新领用时。

  第19条 《文件领用、借阅申请表》需经人事行政部审批后方可实施更换或增发。更改或重新领用时,使用原文件分发号;增发时,应按原分发号顺序新增一个分发号。

  第20条 公司内部文件借阅规定如下。

  (1)当其他公司或个人需借阅文件时,应填写《文件领用、借阅申请表》,经人事行政部或体系文件管理室批准后,行政专员或文控员方可办理借阅手续,并负责催讨。

  (2)借阅时最长时间不得超过半个月。

  (3)公司内部各部门、各车间需借阅文件时,应经人事行政部或体系文件管理室审批和登记后,方可办理借阅手续。借阅时,行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。

  第6章 公司内部文件更改、回收、作废与评审规定

  第21条 公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的,应进行修改。

  (1)公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。

  (2)文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。

  (3)文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。

  (4)有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。

  第22条 文件修改程序规定如下。

  (1)公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时,公司应专门成立文件修改小组进行运作,修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。

  (2)文件需要更改时,由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容,交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。

  (3)文件更改由人事行政部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。更改可采取划(改)或换页等方式,同时要做好修改状态标识的更改,在修改处加盖“更改”章,更改应覆盖该文件发放的所有场所。如采取换页的形式,应将原未更改的页面回收。

  第23条 文件回收与作废规定如下。

  (1)当文件改版或修改时,会产生大量的作废和失效文件。行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。

  (2)作废文件应进行定期处理。行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理,将作废文件保留一份,并另加盖“作废存留”标识,归档保存一年备查,其他的进行销毁。

  第24条 文件评审规定如下。

  (1)人事行政部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。

  (2)文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合,评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性,确定文件修改清单和文件新增清单,以持续改进文件的可操作性和科学性。

  第7章 附则

  第25条 本制度由人事行政部编制,解释权归人事行政部所有。

  第26条 本制度经行政副总审核、总经理审批后,自发布之日起开始执行。

  公司内部文件管理规定范文3

  为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,特制定本规定。

  1、文件的发放:

  (1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件,由办公室安排专人统一发放和回收。

  (2)各部门需办公室安排发放文件时,必须将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部,由办公室主任安排文件发放人予以发放。

  (3)任何文件,发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收。如部门负责人不在,由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”,并由个人亲自签字接收。

  (4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等),发放人只需发放到相关正科长级管理人员,再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

  2、文件的更改:

  (1)任何原因造成文件的个别字句需要更改,且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可),连同编制形成部门负责人的私章送原发放人,由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

  (2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况,可到现场为原件人更改,也可以收回后予以更改,再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句,在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

  3、文件的换页:

  (1)任何原因造成文件单页大面积修改,需换页的,由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人,由原文件发放人根据原发放范围予以换页。

  (2)所有需换页的文件,由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。

  4、文件的回收、作废:

  (1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因,造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的,由汇总部门或新文件编制形成部门负责人,安排原发放人予以回收。

  (2)文件发放人在回收文件时,必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

  (3)每年12月下旬,由办公室通知各部门,对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

  (4)所有回收的文件均于回收当日送办公室,由办公室主任统一安排销毁。

  5、其它规定:

  (1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿,必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员,以便了解公司政策方向,根据公司各方面情况系统地进行修改,确保接口部门的相互配合。

  (2)无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。

  (3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工,认为有必要复印下发到相关员工时,须向原发放部门提出申请,由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发,避免文件使用范围失控,造成有效和无效版本的混淆。

  (4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的,发放人只需盖上作废章即可,不予收回,但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明,妥善保管,以便备查。

  (5)发放文件属讨论稿的,讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。

  (6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册,妥善保管,以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

  6、任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外,对由此造成的一切后果负责。

  7、本规定各条款如有违犯,对责任人每次罚款50元,由其直接领导开通用罚款单收缴。

  公司内部文件管理规定范文4

  一、总则

  1、技术文件是本公司的核心秘密,是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。

  2、为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。

  3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

  二、技术文件的编制

  1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

  具体包括:

  1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

  2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

  3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

  4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

  2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

  3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

  三、技术文件的提交

  1、在产品开发的整个周期中,设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。

  2、在产品开发的各个阶段,设计人员都必须按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必须重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的可靠性。

  3、设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

  4、对于已提交的文件,任何人员不得故意在服务器上进行删除。

  四、技术文件的归档

  1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

  2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。

  3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

  4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。

  5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。

  6、归档文件时,须填写<设计项目归档资料清单>,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可给予存档。

  五、技术文件的借阅

  1、任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法保持不具权限的文件。

  2、若因工作需要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写<借阅登记表>,然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

  3、对于借阅的文件,不得私自打印、传阅,不得泄露借阅文件的秘密。

  4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时,须经相关领导批准。

  5、文件阅览之后,须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件,并补充完整<借阅文件记录表>。

  六、责任追究

  各部门应严格遵守上述规定,若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件,公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚,情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

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公司文件管理规定范文3篇
篇二:部门文件管理

  公司文件管理规定旨在提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

  公司文件管理规定范文1

  1. 总则

  为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。

  2. 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。

  3. 收文的管理

  3.1 公文的签收

  3.1.1 凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时,收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

  3.1.2 对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

  3.2 公文的编号保管

  3.2.1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。

  3.2.2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。

  3.3 公文的阅批与分转

  3.3.1 凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由机要秘书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。

  3.3.2 一般函、电、单据等,分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉

  及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。

  3.3.3 为加速文件运转,机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过2天(特殊情况例外)。

  3.4 文件的传阅与催办

公司内部文件管理规定范文4篇   3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

  3.4.2 阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交机要室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

  3.4.3 阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。

  3.4.4 文件阅完后,应送交办公室机要秘书,切忌横传。

  3.4.5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。

  3.4.6 按照阅文范围,离、退休干部,一般由有关部门定期组织学习有关文件,或由办公室机要室通知到机要室阅文。

  4. 发文的管理

  4.1 发文的规定

  4.1.1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司,各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

  4.1.2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请,并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文,则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

  4.1.3 对全公司影响较大,涉及两个以上公司领导分管范围的文件,须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

  4.2 发文的范围

  4.2.1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。

  4.2.2 公司下发文件主要用于: ① 公布公司规章制度;

  ② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件; ③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项;

  ④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;

  ⑤ 发布有关奖惩决定和通报; ⑥ 其他有关公司的重大事项。

  4.2.3 公司上行文、外发文主要用于:

  ① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;

  ② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

  4.2.4 在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。

  4.2.5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

  4.2.6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。

  5.文件的立卷与归档 5.1 文件的归档范围

  5.1.1 凡下列文件统一分别由两办负责归档: ① 上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;

  ② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;

  ③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录;

  ④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;

  ⑤ 有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;

  ⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材

  料等;

  ⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;

  ⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;

  ⑨ 公司日志和大事记;

  ⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

  5.1.2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

  5.2 立卷要求

  5.2.1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。

  5.2.2 立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。

  5.2.3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。

  5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

  6. 文件的销毁

  6.1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司机要室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。

  6.2 经审核同意销毁的文件,应派专车分别由公司机要秘书和正(副)主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

  公司文件管理规定范文2

  为了规范公司公文处理程序,保证公文高效、安全、流畅运行,特制定本条例,本条例适用于公司所属各部门。公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门,负责收、发文处理和文档管理工作。

  第一条 公文的种类

  一、决定、决议类

  1、对重要事项或重大活动作出安排,用“决定”。

  2、对会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。

  二、通知、通报类

  1、适用于批转或转发有关公文、发布规章、传达要求下属单位办理和通知有关单位了解或共同执行的事项,用“通知”。

  2、表扬批评、处分奖励、传达重要情况,用“通报”。

  三、报告、请示类

  凡上行文均使用呈批呈阅件。其中,向上级主管和部门汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”;向上级主管和部门请求批示、批准,用“请示”。

  四、公函类

  对外商洽工作、询问和答复,用“函”。

  五、会议纪要

  记录和传达会议议定事项和主要精神,以便在一定范围内贯彻与执行,用“会议纪要”。

  第二条 公文的格式

  一般由标题、发文字号、签发人、主题词、密级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注、发送范围等部分组成。

  一、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并应标明发文机关和公文种类。如:公司××部关于××××的通知。

  二、发文字号。

  (一)发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

  (二)公司级文件。

  1、使用“上发”字的,仅限于由总经理起草和公司办公会确定的文件。

  2、使用“上(*)发”字的,特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发,但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。

  3、使用“上(*)发”字的,若为几个部门联合发文,则只标明主办部门发文字号,并由主办部门经理对内容进行审核后在“审签人”出签字。如财务部和服务部联合发文,主办单位为服务部的公司级文件发文字号为:

  (三)部门文件不使用公司字号,直接由部门字号、年号、顺序号组成。部门文件主要用于部门内部管理事务,以下情况不得以部门文件下发:涉及规章制度类文件;涉及公司财务制度或财务规定的制定、修改的文件,需见股份公司批文,并以公司级文件形式由总经理本人直接签发;涉及奖惩的文件;涉及其他部门的文件。

  三、主题词是公文标题的简缩词,用于电脑文件的检索。如《关于春节放假的通知》主题词简写为“春节 放假 通知”。

  四、公文一律加盖印章,并应注明签发人。

  五、加盖印章的页面如无正文时,应在页面左上方括符说明(此页无正文)。

  六、公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样,下行文用“发送”;平行文用“主送、抄送”字样。轮流传看一份文件,应注明“传阅”字样。上行文一般只标识一个报送领导,如需同时报送几个上级机关或领导,可以用并报、抄报形式。有时为了使领导之间、部门之间相互了解各自对某一文件的看法、意见、态度可采用传阅方式。

  七、密级公文应分别标明“秘密”字样,是否属于秘密应由发文主管单位领导根据文件内容确定。

  八、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。

  九、文件页面标准格式(附件1-1、1-2、1-3)。

  第三条 行文规则

  一、公司各部门之间未对有关问题协商一致时,一律不得各自向下行文。

  二、公司各部门可以联合行文。

  三、公司所属各部门不得越级请示。

  四、请示的公文一般应一文一事。

  第五条 起草公文要求。

  一、起草必须使用办公室统一的文件格式。

  二、公文签发涉及公司全局性重要文件由总经理签批,办公室下发。涉及某一方面工作的部门文件由主管领导签发。如涉及其他部门,以公司级文件下发。

  三、凡以“上(*)发”字号发出的公文,必须报办公室审核。审核的重点:是否需要行文,公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。各部门发出的公文由部门经理审核,报办公室备案存档。

  四、公文用印应填写用印登记,经相关领导签批后,办公室方可办理。部门自行用印,应建立登记制度,办公室将随时不定期进行检查。

  五、传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

  第六条 收文处理程序。

  一、公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定,并随时抽查各部门执行情况(收文登记、文件编号、传阅追踪记录等)。

  二、对需要催办的文件,要建立严格的登记制度。承办部门必须在规定的时间内将承办处理情况,填妥收文处理笺向发文部门复命。

  三、公文办理完毕,主办部门应将公文处理情况和结果书面向主管领导回复。

  四、各部门凡需由总经理以上领导签批的公文,一律由办公室呈报,其处理程序见“第六条 收文处理程序”。

  第七条 公文立卷、销毁。

  一、与公司经营活动有关的上级机关来文,重要会议文件资料,经济活动中的合同、协议、公司文件、部门文件等一切重要文件均应归档。

  二、公司各相关单位应在当年三月三十日前,将上年度应当立卷归档的材料收集整理后,向办公室集中移交。

  三、办公室收到各单位交来的归档文件、资料后,采取年度—组织机构—档案内容的分类编目方法,进行整理立卷。

  四、没有存档价值和存查必要的公文,应由办公室列出清单,征求业务部门意见后,经办公室主任批准即可销毁。对于批准销毁的文件,要指定专人(两人以上)监销,监销人应在销毁文件清册上签名。

  公司文件管理规定范文3

  1.目的:为适应公司全方位规范化管理,做好公司文件管理工作,确保使用文件的统一性和有效性,使之规范化和制度化,特制定本制度。

  2.适用范围:本制度适用于公司所有文件的管理。

  3.定义:公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

  4.文件处理程序:公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。

  4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

  4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理,发放文件必须在总裁办备份存档,并接受总裁办的检查与监督。

  5.文件分类:公司的公文主要可分为以下类:

  5.1管理制度:适用于公司各部门的规范性程序的明确,包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编;“制度”一般应用于某一方面职能的明确;“规定”应用于一项具体工作的明确;“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

  5.2工作通知:适用于转发上级文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项;

  5.3人事通知 适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

  5.4工作报告 适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

  5.5会议纪要 适用于公司各级会议进行的记录的文件。

  5.6对外发函 适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

  5.7决定、决议:对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用“决议”。

  5.8通报:表彰先进,批评错误,传达重要信息。

  5.9请示:向上级请求批示与批准,用“请示”。

  5.10批复:答复请示事项用“批复”。

  6.文件格式:

  6.1公司所有文件采用A4竖版模式,四周页边距设置为2.5CM,页脚设置为1.5CM,采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

  6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部分组成;

  6.4文件标题使用华文中宋体小二号,其他均使用宋体五号,1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行;标题下方靠右为发文编号;发文编号与正文之间可空一行;正文中小标题可使用粗体;章节段落之间可空一行;文件落款位置偏右,正文与落款之间空二行;有附件的文件,附件在文本正文后落款前列出,与正文间隔一行、与落款间隔二行。

  6.5发文字号包括代号、年号、顺序号;公司各类文件须统一编制发文编号,编号数字不分按年度时间顺序排序。

  6.5.1公司级发文 瑞普 总字【XXXX】XXX号,一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文,其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件,一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文 瑞普 人字【XXXX】XXX号

  6.5.3总裁办发文 瑞普 办字【XXXX】XXX号

  6.5.4财务部发文 瑞普 财字【XXXX】XXX号

  6.5.5研发部发文 瑞普 研字【XXXX】XXX号

  6.5.6质管部发文 瑞普 质字【XXXX】XXX号

  6.5.7营销中心发文 瑞普 销字【XXXX】XXX号

  6.6签发人:制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目,由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线,两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目,1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导,“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员,“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件,文档正文部分可以适当缩小行距,使该文件保持在一页内,但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字,在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

  6.7密级:公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级,注在文件的右上角。

  6.8紧急程度:最紧急、最重要、权重最大的工作或事项,标注“紧急”或“急”字样,经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注,以最快的速度,组织最有力的资源,统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实,确保工作在规定的时间内按期完成。

  6.9具体要求:

  6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容;

  6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写,分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称,文件必须加盖公司公章。

  例:一.

  (一) 1、 (1) 2、 (1)„„

  或:1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„

  6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;

  6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码,位置为页面底端,对齐方式为居中,首页显示页码,格式为默认格式;

  6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列,结构完整、层次清楚;实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范;

  6.9.6本规定中其他未规定事宜,应按照应用文标准格式编辑。

  7.收文:

  7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》;

  7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文,由总裁办统一拆封、登记,由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。

  7.3文书处理工作:

  7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序;

  7.3.2部门文件平时的管理,要求实行分类管理,文件夹侧面标题设置为4个字,添加公司徽标和英文简称。如:行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表;

  8.发文:

  8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程,发文程序如下: 公司内部发文:

  拟稿人→核稿人:部门主管领导(经理、总监)审核→公司主管领导(总监、副总裁)核准→编号→打印→盖章(签字)→发文→备案 对外发文:

  拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章(签字)→发文→备案

  9.附则:

  9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办;

  9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责,经公司总裁批准后下发;

  9.3本制度自下发之日起生效。

  9.4附相关支持性文件。

  9.4.1文件页面格式

  9.4.2文件阅办单

  9.4.3公文拟稿纸

  9.4.4标题格式


 

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文件管理制度范文3篇
篇三:部门文件管理

  信息化环境中,企业加强电子文件管理制度建设是提高电子文件质量,发挥信息资源价值的必然之举。本文根据目前电子文件管理制度中存在的缺失,明确了进行制度建设的指导思想,将电子文件管理相关部门与电子文件管理相关内容结合起来,提出一套电子文件管理制度,旨在提高电子文件管理水平,促进企业信息化的进展。本文是小编为大家整理的文件管理制度范文,仅供参考。

  [文件管理制度范文篇一:机要文件管理制度]

  机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

  一、办理程序

  (一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批,文件应于当日处理,电报、急件随到随处理。

  (二)按领导签批的范围进行传阅。

  (三)需办理的,按局领导指示及时传阅有关科室办理。

  (四)归档,交上级部门。

  二、传阅

  (一)传阅文件要严格履行登记手续,按照文件阅读范围进行传阅。

  (二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度,避免中途积压、漏传、横传。

  (三)对局领导阅后所作的批示,要及时通知有关科室办理,并做好机要文件管理,防止文件丢失。

  三、保密

  (一)机要人员要忠于职守,认真负责,严守保密规定,做到不该说的不说。

  (二)对于机要文件,要单独存放,严加保管。

  (三)借阅机密、秘密级文件,需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借,确需借阅,需经分管领导批准。

  (四)各级领导要严格执行领导保密规定,不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

  (五)涉密文件,不得复制或摘抄。

  四、归档

  (一)传阅和办理完毕的文件,应及时清理收回,分类整理,保持整洁、清洁。

  (二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件,应及时送交机要室登记归档。

  (三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

  (四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

  [文件管理制度范文篇四:办公室管理制度]

  第一章总则

  一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。

  二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

  三、切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。

  四、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。

  第二章职责范围

  一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。

  二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

  三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。

  四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。

  五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

  六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。

  七、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。

  第三章工作规范

  一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。

  二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

  第四章办公室事务管理

  一、文书管理制度

  文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。

  (一)文件管理制度

  第一条管理要点

  1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

  2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

  3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。

  4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

  第二条制度规范

  1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

  2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

  3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。

  4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政

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